Wie ich Fognini Tech selbst mit KI betreibe.
Behauptungen ohne Belege sind nur Werbung. Hier steht, was KI in meinem eigenen Betrieb an Zeit spart, gemessen an den Aufgaben, die jedes KMU jeden Tag hat: Sitzungen, Offerten, Rechnungen, CRM. Mit den Grenzen.
Tägliche Aufgaben, vorher und nachher.
Das ist mein eigener Arbeitsalltag, Stand September 2026. «Vorher» ist die Zeit, die dieselben Aufgaben gebraucht haben, als ich sie ohne KI gemacht habe. «Nachher» ist die Zeit, die sie heute brauchen.
Was das in einem Monat ausmacht.
Für einen Betrieb mit diesen Häufigkeiten: 20 Sitzungen, 4 Offerten, 2 Präsentationen, 40 Rechnungen, dazu Social Media und CRM. Die gemessenen Zeiten dahinter stehen unten, Aufgabe für Aufgabe.
Ein Rechenbeispiel, keine Zusage. In Ihrem Betrieb zählen Ihre Häufigkeiten.
Aus der Aufzeichnung oder den Notizen entstehen Protokoll, Zusammenfassung und die Liste, wer was bis wann macht. Ohne Protokoll gehen Entscheidungen verloren, und wer nicht dabei war, fragt nach. Mit KI ist es fertig, bevor alle wieder am Platz sind.
Aus Anfrage, Gesprächsnotizen und früheren Offerten entsteht der Entwurf, ich prüfe Positionen und Preise. Die Offerte ist oft der erste Eindruck. Schneller heisst: die Anfrage ist noch warm, wenn die Antwort kommt.
Struktur, Folientexte und Grafiken aus Notizen und Dokumenten; ich entscheide über Aussage und Reihenfolge. Präsentationen für Kunden oder den Verwaltungsrat fressen Abende. Die Zeit geht in die Aussage statt in die Folien.
Alle Aufgaben zeigen
Themen sammeln, Beiträge entwerfen, Bilder vorbereiten, einplanen. Sichtbarkeit ist Routinearbeit. Wird sie billig, findet sie auch in vollen Wochen statt.
Eingehende Rechnung lesen, prüfen, kontieren, zur Zahlung freigeben, ablegen. Wer das in fünf Minuten am Tag erledigt, hat die Buchhaltung immer aktuell und die Skonti im Griff.
Gespräche, Mails und nächste Schritte im Kundenverzeichnis nachtragen. Ein gepflegtes CRM ist der Unterschied zwischen «ich melde mich» und einem Anruf, der wirklich kommt.
Im Durchschnitt brauchen diese Aufgaben noch rund 17 Prozent der alten Zeit. Büroaufgaben sparen mehr als Engineering-Arbeit, weil sie stärker standardisiert sind.
Rechnen Sie es für Ihren Betrieb.
Jeder Betrieb hat Büroarbeit, die sich wiederholt. Stellen Sie ein, wie viel davon bei Ihnen anfällt. Die Rechnung steht darunter, und Sie können jede Annahme ändern.
3 Personen × 8 Stunden pro Woche × 4,3 Wochen × 30 Prozent = rund 31 Stunden pro Monat
31 Stunden × CHF 80 = rund CHF 2'480 pro Monat
Eine Schätzung mit Ihren Zahlen und einer Annahme, die Sie selbst setzen. Kommt wenig heraus, ist das die ehrliche Antwort: dann lohnt sich der Aufwand bei Ihnen noch nicht. Was bei Ihnen wirklich drinliegt, sehen wir im Erstgespräch. Nichts wird gespeichert.
Im Erstgespräch prüfenDiese Zahlen kommen nicht vom Werkzeug allein.
Hinter jeder Zeile steht derselbe Aufbau: ein Arbeitsraum pro Mandat und Thema, eine geschriebene Anleitung pro wiederkehrender Aufgabe, ein Gedächtnis über die Sitzung hinaus, Zugriff auf die Systeme und die Freigabe bei mir. Wie das zusammenspielt und wie es in Ihrem Werkzeug aussieht, steht auf einer eigenen Seite.
Was ich dazu sagen muss.
Schneller heisst nicht besser.
Wer mehr schafft, kann auch schneller das Falsche bauen. Ich habe interne Anwendungen neu gestartet, weil das Tempo der Klarheit vorauslief. Geschwindigkeit ohne Richtung verstärkt Verschwendung.
Die Zahlen gelten für Routine.
Offerten, Rechnungen, Protokolle: musterhafte Arbeit, die vorher Zeit frass. Bei echten Entscheidungen, Kundenbeziehungen und neuen Fragen bleibt der Mensch unersetzlich, und dort spart KI wenig.
Es braucht Regeln.
KI verstärkt alles, auch Fehler. Wer Abläufe automatisiert, braucht klare Freigaben und Prüfungen. Das ist der Grund, warum der KI-Tag mit schriftlichen Nutzungsregeln endet.
Was die Zahlen voraussetzen.
Bedienkompetenz.
Die Gewinne setzen Übung mit den Werkzeugen voraus. Die Lernkurve ist nicht eingepreist.
Kontextqualität.
KI hängt von Dokumentation und Wissensbasis ab. Schlechte Doku schwächt die KI.
Messbasis.
Die Bürozeiten stammen aus dem eigenen Betrieb: zuerst gemessen, seither im Alltag bestätigt. Wo geschätzt wurde, steht es dabei.